Электронная транспортная накладная: зачем она нужна, как ее правильно заполнять и когда сдавать

Полезные статьи по теме ВЭД:

— Основные ошибки при организации грузоперевозок из Европы в Россию

— На что обратить внимание при приемке и передаче груза

— Таможенное оформление импорта. Какие документы нужны для таможенного оформления?

— Транспортная маркировка грузов: что нужно знать

— Способы снизить себестоимость грузоперевозок

Всегда полезно понимать какие задачи ставит перед собой государство, разрабатывая те или иные изменения законодательства – это помогает осознать, насколько серьезным с его стороны будет отношение к нововведению. Планируется создать систему сквозного обмена электронными перевозочными документами и увеличить скорость перевозок.

Факт перевозки груза подтверждается с помощью транспортной накладной. Постепенно, поэтапно она станет из бумажной электронной. Применение ЭТрН в 2024 году пока добровольно, кроме как для некоторых отраслей электронные транспортные накладные с 2024 года станут обязательными.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную? Те компании, которые имеют дело с алкогольной продукцией, а также те, у которых с логистикой связан основной профиль деятельности. Если у вас в компании большинство бизнес-процессов связаны с электронным документооборотом, то и внедрение нового порядка будет иметь преимущества. Остальные пока могут решить самостоятельно, какой вариант документа, электронный или бумажный, им использовать.

Вспомните, что раньше вся бухгалтерия велась в бумажном виде. Тем не менее все адаптировались. То же будет и с остальным документооборотом. Электронные документы обходятся дешевле, их не так легко потерять или уничтожить.

Есть такие категории компаний, которые будут всегда использовать электронные транспортные накладные с 2024 года. Например, те, которые работают со спиртосодержащей продукцией: для них правила изменились с 1 января 2024 года. Эта продукция всегда находится под очень строгим контролем.

Работа с документом теперь максимально проста для экспедиторов. Водителем для подписания ЭТрН может использоваться простая или усиленная электронная подпись.

Электронная транспортная накладная содержит такую информацию:

• дата;
• время погрузки;
• время выгрузки;
• адрес погрузки;
• адрес выгрузки.

Чтобы вся эта система заработала у вас в компании, необходимо выполнение ряда важных условий. Обмен документами происходит в xml-формате. У сотрудников компаний, задействованных в процессе, должны быть подключенные к интернету устройства. То есть, водителей придется обеспечить планшетами или смартфонами. Все это создает на бизнес определенную нагрузку. С другой стороны, дорогие устройства не требуются для реализации этого функционала.

Приобретаются сертификаты электронных подписей для сотрудников, если их нет. Затем заключается соглашение об обмене ЭТрН между контрагентами.

Определенные сложности связаны с тем, что каждая компания создает свою часть документа. Но если обучить персонал, то проблем не будет.

 Транспортным компаниям выгодно наладить электронный обмен накладными, поскольку их очень много. Они первыми начали внедрять электронные документы.

Выгоды от внедрения электронной транспортной накладной:

• повышение скорости обмена документами;
• возможность отслеживать груз;
• сокращение кассовых разрывов;
• сокращение затрат на доставку документов;
• невозможность утери накладной;
• можно быстро найти накладную за любое время;

Сложный технологический процесс внедрения цифрового документооборота запущен, и сейчас бизнесу нужно пройти его отладку. Времени на то, чтобы думать, вводить или не вводить цифровой вариант накладной почти не осталось. Перейдут на него все, и сейчас у вас есть время разобраться с тем, как все работает. И тогда к моменту обязательного внедрения вы уже будете готовы, а ваши водители обеспечены необходимой для подписания техникой.

Переход на электронные транспортные накладные выгоден бизнесу, поскольку на документооборот будет затрачиваться меньше времени. Грубо говоря, это означает, что водитель за свою рабочую смену успеет совершить больше рабочих поездок по точкам продаж. Влияние человеческого фактора значительным образом уменьшится.

Вместе с тем переход на ЭТрН вызывает некоторые вопросы, и наши эксперты готовы ответить на них.

Когда сдавать транспортную накладную в электронном виде?

Товарно-транспортная накладная обязательно сдается при перевозке этилового спирта и алкоголя.

Посмотреть с каким товаром мы не работаем можно в блоке «Вопросы и ответы» здесь.

Если привлекается сторонний перевозчик, то в общем случае оформляется только транспортная накладная. Если доставка осуществляется своим транспортом и стоимость доставки включена в цену товара, или выполняется доставка алкогольной продукции, то оформляется электронная товарно-транспортная накладная.

Электронная транспортная накладная содержит 9 файлов обмена. Они содержат различную информацию о грузоперевозке: сведения об участниках, договоре и грузе. Сценарии грузоперевозки, разработанные Минтрансом, предполагают, что накладная будет заполняться в каждом случае по-разному. Всего таких сценария три:

• простая перевозка;
• перевозка сборного груза;
• перевозка груза с перегрузкой.

Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами по указанным контактам, и мы разберем кейс вашего бизнеса. Работаем с 1998 года и прошли весь путь становления современного документооборота в России.